Samenwerken in de zorg: hoe maak je daar tijd voor?

Herken je dit: je zit in een werkgroep, steekt samen uren in het maken van een mooi voorstel, en dan... gebeurt er niks. Er wordt geen besluit genomen, er wordt niets mee gedaan, en intussen staat de volgende werkgroep alweer in je toch al volle agenda.

Maar samenwerken is toch belangrijk?

Jazeker! Maar als het alleen maar tijd kost zonder dat je er iets van terugziet, wordt het een bron van frustratie.

Je maakt plannen in een werkgroep, maar:

• Je voorstel verdwijnt in een la of wordt genegeerd.

• Er wordt geen prioriteit aan gegeven, of het voorstel blijkt in de praktijk niet uitvoerbaar te zijn.

• Resultaat: Tijd verspild, en de volgende werkgroep wacht alweer. Je krijgt het alleen maar drukker.

Herkenbaar? Helaas is dit de dagelijkse realiteit van veel zorgprofessionals.

Hoe je de vicieuze cirkel kunt doorbreken

Er is een manier om deze cirkel te doorbreken: met een besluitvormende kring. Zo werkt het:

1. Iedereen aan tafel: In de kring zitten vertegenwoordigers van elke betrokken organisatie. Gelijkwaardig, dus niemand kan overruled worden.

2. Besluiten met consent: Geen meerderheidsstemming, maar iedereen heeft een stem. Een voorstel gaat door als niemand een bezwaar heeft. Zolang iemand wel een bezwaar heeft, zoek je samen naar een oplossing.

3. Eén plan, één prioriteit: Op basis van een gemeenschappelijke doelstelling (bijv. Het bieden van een goede kwaliteit van zorg door samen te werken, op een manier die voor iedereen prettig is) maakt de kring een concreet jaarplan, met daarin bijvoorbeeld 3 tot 5 prioriteiten voor het komende jaar.

4. Werkgroepen aan het werk: Alleen de werkgroepen die passen bij de prioriteiten gaan nu aan de slag. De rest wacht af of signaleert.

Voorbeeld: Een verloskundig samenwerkingsverband (VSV) in de geboortezorg zat in deze situatie. Met een besluitvormende kring was binnen twee maanden hun jaarplan klaar —zonder eindeloos overleg, en met gedragen besluiten. De werkgroepen wisten nu waar ze aan toe waren: de meeste werd gevraagd om alleen belangrijke signalen door te geven aan de besluitvormende kring en drie werkgroepen kregen de vraag om concrete voorstellen uit te werken, die later in het jaar daadwerkelijk zouden worden uitgevoerd.

Wat levert dit op?

• Minder frustratie: Geen tijd steken in werk dat nergens toe leidt.

• Meer resultaat: Alleen dat doen wat echt bijdraagt aan het concreet realiseren van jullie doelen.

• Meer rust: Geen gehaast of chaos, maar duidelijke afspraken en focus op wat echt belangrijk is.

• Tijd voor samenwerken: Voldoende tijd hebben voor deelname aan de samenwerking en de besluitvormende kring. Op een manier die werkt, met besluiten waar iedereen achter staat.

En de werkgroepen die alleen maar hoeven te signaleren?

Dat lijkt misschien een onbelangrijke taak. Maar deze signalen helpen de kring om prioriteiten te stellen, zodat tijd en aandacht niet alle kanten op gaan.

Dus

Wil je stoppen met tijd verspillen? Zet een besluitvormende kring op. Want samenwerken is mooi, maar het moet wel iets opleveren, want anders is het alleen maar extra werk.

Vraag aan jou